En chef ringer sammanställda medarbetare på fredagsmorgon. "Vi omorganiserar avdelningen nästa vecka," säger hen. Ingen mer info kommer. Två veckor senare är sjukfrånvaron upp tjugo procent, och två nyckelmedarbetare söker jobb. Det här hade kunnat undvikas med en ordentlig risk och konsekvensanalys omorganisation.

Omorganisationer skapar ofta stress och osäkerhet. Roller blir otydliga. Folk gör dubbelarbete eller ingenting. Sjukfrånvaron ökar. Produktiviteten faller. Utan en grundlig analys innan förändringen går igenom, blir kostnaderna höga - både för människorna och för ekonomin (och tron mig, det blir väldigt dyrt).

Varför måste du kartlägga riskerna först

Medarbetare oroar sig när förändring kommer. Vad händer med mitt jobb? Blir jag uppsagd? Får jag nya uppgifter jag inte klarar? Den osäkerheten skapar stress. Stress leder till sjukfrånvaro. Sjukfrånvaro kostar pengar, och mycket sådan.

Otydliga roller är ofta det värsta. Någon tror att en annan hanterar en uppgift. Men den andra trodde samma sak. Då glöms uppgiften. Eller två gör samma arbete. Det är slöseri med tid och resurser.

De vanligaste problemen vid omorganisation

• Osäkerhet bland medarbetare. Folk vet inte vad som väntar dem. Motivationen sjunker fort.
• Otydliga roller. Vem gör vad? Det blir förvirring och misstag.
• Ökad arbetsbelastning. Under övergången jobbar folk mer utan tydlig plan.
• Dålig kommunikation. Ledningen berättar inte varför förändringen behövs eller hur den går till.

Dessa problem drabbar både människor och resultat. En medarbetare som är stressad och oroad gör helt enkelt inte sitt bästa. Företaget förlorar pengar.

Så gör du analysen steg för steg

Kartlägg nuläget. Beskriv hur verksamheten fungerar idag. Vilka gör vad? Vilka beroenden finns mellan roller?

Involvera rätt personer. Prata med HR, teamledare och medarbetare. De vet vilket som faktiskt fungerar idag (ofta bättre än du).

Dokumentera förändringen. Skriv ned exakt vad som ändras. Vilka roller försvinner? Vilka blir nya?

Bedöm risker systematiskt. För varje förändring: Vad kan gå fel? Hur troligt är det? Hur illa blir det om det händer? Dokumentera det.

Planera åtgärder. För varje risk du identifierar, bestäm vad du ska göra för att minska den.

Hur ledarskap avgör om förändringen lyckas

Din roll som ledare är avgörande. Berätta tidigt varför förändringen behövs. Lyssna på farhågor. Svara på frågor. Visa att du bryr dig om medarbetarnas väl.

Tydlig kommunikation minskar oro. Trygghet minskar motstånd. En ledare som är tillgänglig och stödjande gör att människor tror på förändringen.

Nästa vecka kan du börja enkelt. Boka ett möte med ditt team. Berätta vad som kommer att ändras och varför. Fråga vilka farhågor de har. Skriv ned dem. Du har gjort första steget mot en lyckad omorganisation.